12 lời khuyên để quản trị tốt dòng tiền cho doanh nghiệp
- actioncoachhanoiwest
- May 25, 2021
- 9 min read
Updated: Nov 7, 2023
Vấn đề về dòng tiền và kế toán luôn khiến nhiều Doanh nghiệp nhỏ phải đau đầu. Nhiều doanh nghiệp khởi đầu mạnh mẽ, với một kế hoạch kinh doanh vững chắc, sản phẩm, dịch vụ ấn tượng, tài chính đủ để thành công và lượng khách hàng ngày càng tăng. Nhưng sau đó, đâu đó trên con đường phát triển của mình, việc kinh doanh bắt đầu ngưng trệ, thường là do vấn đề về dòng tiền. Dưới đây là 12 lời khuyên giúp quản trị tốt dòng tiền cho doanh nghiệp.
Quản trị dòng tiền là gì?
Quản trị dòng tiền là quá trình bao gồm các hành động lập kế hoạch, theo dõi, đánh giá và điều chỉnh dòng tiền trong DN để tối ưu hoá các nguồn lực sẵn có, đảm bảo tính thanh khoản trong hoạt động kinh doanh, góp phần đạt được mục tiêu kinh doanh đã xác định.
Quản trị dòng tiền giúp DN chủ động nắm bắt được tình hình tài chính, cũng như hiệu quả của việc sử dụng nguồn tài chính của DN. Đó là cơ sở để DN xây dựng được kế hoạch phát triển và mở rộng quy mô kinh doanh. Có thể nói, quản trị dòng tiền tốt sẽ giúp đảm bảo sức khỏe tài chính cho DN, quyết định đến sự sống còn của DN.
Mục đích của quản trị dòng tiền
Tối ưu hoá việc phân phối nguồn tiền hình thành các nguồn lực cần thiết đáp ứng nhu cầu hoạt động của DN trong từng thời kỳ.
Việc tối ưu hoá trong phân phối nguồn tiền của DN phục vụ cho các hoạt động kinh tế của DN là mục tiêu chung trong quản trị tài chính DN. Trong mỗi hoạt động, nhà quản trị cần sử dụng tối ưu các nguồn lực tiền tệ, đảm bảo đạt được kết quả cuối cùng tốt nhất, góp phần đạt được mục tiêu phát triển của DN.
Đảm bảo thực hiện đầy đủ, kịp thời các nghĩa vụ thanh toán của DN
Thành công về tài chính của một DN không chỉ thể hiện ở nguồn vốn, doanh thu và lợi nhuận, mà còn ở khía cạnh DN có khả năng thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ tài chính của mình. Dòng tiền không đủ đáp ứng hoạt động của DN là một trong những yếu tố dẫn tới khó khăn tài chính.
Tối ưu hoá chi phí tài chính
Việc dự đoán được tương đối chính xác nhu cầu tiền mặt thì DN sẽ hạn chế được tối đa nhu cầu vốn phải vay mượn, do đó giảm chi phí lãi vay tới mức tối thiểu. Như vậy, quản trị dòng tiền hiệu quả đảm bảo tối đa hoá các nguồn lực có sẵn và giảm thiểu chi phí tài chính phát sinh từ các yêu cầu về nguồn lực từ bên thứ ba.
Dòng tiền được ví như máu của doanh nghiệp
Xác lập chính sách và ra quyết định hoạt động đúng đắn
Quản trị dòng tiền cung cấp thông tin cơ sở cho những dự đoán tài chính, mà dự đoán là nền tảng của hoạt động quản lý, làm sáng tỏ, không chỉ chính sách tài chính mà còn làm rõ các chính sách chung trong DN. Từ đó, tổ chức thực hiện các hoạt động đặc biệt là các hoạt động sản xuất kinh doanh, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ các hoạt động của DN và kịp thời ra quyết định điều chỉnh cho phù hợp.
Quản trị dòng tiền không tốt khiến doanh nghiệp nhỏ thất bại
Một nghiên cứu được thực hiện bởi Jessie Hagen, Phó chủ tịch Ngân hàng Hoa Kỳ chỉ ra rằng 82% doanh nghiệp thất bại vì quản lý dòng tiền kém hoặc thiếu hiểu biết về dòng tiền. Hãy coi dòng tiền như dòng máu chạy trong huyết quản của doanh nghiệp bạn. Khi nó dừng lại, doanh nghiệp của bạn cũng vậy.
Làm thế nào để bạn tránh điều này? Hãy theo dõi số dư tiền mặt của bạn và học cách quản lý nó để bạn luôn có phương tiện thanh toán cho nhân viên và nhà cung ứng. Quản trị dòng tiền là một kỹ năng cơ bản mà mọi chủ doanh nghiệp cần phải có.
Nếu bạn gặp khó khăn với công việc kế toán và quản lý dòng tiền, 12 phương pháp dưới đây có thể giúp các Chủ doanh nghiệp nắm giữ tiền của mình.
1. Dự đoán và chuẩn bị
Mỗi ngành đều có những giai đoạn doanh thu cao và thấp chênh lệch. Một trong những điều đầu tiên bạn cần làm khi bắt đầu kinh doanh là xác định mô hình bán hàng trong ngành của bạn. Nếu bạn có kiến thức vững trong ngành hàng của mình, bạn sẽ có thể dự đoán các giai đoạn bán hàng yếu kém và chuẩn bị để tránh thiếu hụt.
2. Đặt điểm chuẩn
Nếu bạn mới bắt đầu và không có hình dung rõ ràng về số tiền bạn nên chi tiêu, hãy quan sát các doanh nghiệp khác trong ngành của bạn. Sử dụng các điểm chuẩn lấy từ các công ty đó để định hướng dự báo dòng tiền của mình, nhưng đừng quên rằng dòng tiền vào và ra của chính bạn sẽ vẫn phụ thuộc vào lượng tiền mặt bạn có.
3. Giảm chi phí hoạt động của bạn
Cắt giảm các chi phí không cần thiết và giảm chi phí ở những nơi bạn có thể. Hãy suy nghĩ về những thứ có thì tốt nhưng không có doanh nghiệp vẫn có thể hoạt động trơn tru (như là hủy đăng ký một số dịch vụ) và những gì bạn có thể chi tiêu ít hơn (thuê thiết bị thay vì mua). Giảm chi phí đầu tư sẽ giúp tăng dòng tiền và bạn có sẵn nhiều tiền mặt hơn cho mỗi tháng.
Cách bạn giảm chi phí hoạt động sẽ phụ thuộc vào tính chất của doanh nghiệp, nhưng có một số bước nhất định mà hầu hết các chủ doanh nghiệp phải thực hiện. Tìm kiếm các nhà cung cấp giá tốt hơn, cắt giảm tiền thuê nhà và các tiện ích bằng cách thuê nhân viên từ xa và thương lượng lại các điều khoản thanh toán khoản vay chỉ là một trong số đó.
4. Yêu cầu đặt cọc
Các khoản thanh toán từ khách hàng cho phép bạn sử dụng tiền mặt để thanh toán các hóa đơn và trả lương nhân viên của mình đúng hạn. Nếu bạn điều hành một doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ trả phí hàng tháng (hoặc lập hóa đơn cho khách hàng khi kết thúc hợp đồng), thì dòng tiền của bạn bị giới hạn và phụ thuộc vào tính kịp thời của các khoản thanh toán.
Cân nhắc đến việc yêu cầu khách hàng của bạn trả tiền đặt cọc hoặc thanh toán một phần thay vì thanh toán hàng tháng hoặc sau khi hoàn thành dự án. Bằng cách này, bạn tạo ra đủ tiền mặt để trang trải chi phí hoạt động của mình thay vì đợi đợt thanh toán tiếp theo để bạn có thể thanh toán các khoản chi của mình. Bạn có thể khuyến khích điều này bằng cách giảm giá cho những đối tác thanh toán sớm.
5. Ưu tiên trả tiền đúng hạn
Nếu khách hàng của bạn không thanh toán cho bạn đúng hạn, bạn sẽ không có tiền mặt để thanh toán các hóa đơn và các chi phí khác của mình. Và nếu bạn không thanh toán các hóa đơn của mình, doanh nghiệp của bạn sẽ không thể hoạt động. Việc hết tiền mặt không phải là một lựa chọn, bạn phải chủ động trong việc thu tiền thanh toán.
Đừng ngần ngại gửi lời nhắc hóa đơn. Và nếu bạn muốn tránh phải theo dõi các khoản thanh toán trễ, hãy cố gắng tạo cho khách hàng thói quen thanh toán sớm. Bạn có thể làm điều này bằng cách thực thi một khoản phí trả chậm và thông báo rõ ràng các điều khoản thanh toán đó.
6. Giúp khách hàng thanh toán cho bạn một cách dễ dàng
Bạn càng ít phải chờ đợi các khoản thanh toán hóa đơn từ khách hàng hoặc chuyển tiền từ các bộ phận xử lý thanh toán, thì dòng tiền của bạn càng tốt. Để tránh thanh toán trễ và đẩy nhanh chu kỳ hóa đơn, hãy cung cấp cho khách hàng của bạn nhiều lựa chọn thanh toán. Ngoài việc cho phép họ thanh toán qua tiền mặt và thẻ tín dụng, hãy xem xét các ứng dụng thanh toán như PayPal, Stripe, Venmo, Apple Pay và Google Pay.
7. Theo dõi dự trữ tiền mặt của bạn
Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ đã học được giá trị của dự trữ tiền mặt một cách khó khăn khi COVID-19 đóng băng các nền kinh tế và các công ty ở khắp mọi nơi phải vật lộn để tồn tại.
Dự trữ tiền mặt giúp bạn vượt qua các giai đoạn kinh doanh chậm hơn bình thường hoặc khi có một khoản đầu tư đột xuất lớn cần thực hiện, chẳng hạn như khi bạn phải thay thế một thiết bị máy móc đắt tiền. Chúng giúp bạn vượt qua những thời điểm đầy thử thách, như đại dịch, khi các hoạt động kinh doanh phải tạm dừng và có rất ít hoặc không có tiền.
Các chuyên gia nói rằng số tiền tiết kiệm cần phải gấp khoảng sáu lần chi phí hoạt động hàng tháng của doanh nghiệp. Thật đáng buồn khi JPMorgan Chase Institute chỉ ra rằng một nửa số doanh nghiệp nhỏ có dự trữ tiền mặt chưa đến chi phí của một tháng. Khoảng 25% có quỹ tiền mặt tương đương với chi phí ít hơn 13 ngày.
Nếu sáu tháng có vẻ không thực tế, hãy đặt mục tiêu ít nhất gấp ba lần chi phí hoạt động cơ bản của bạn. Đảm bảo rằng bạn dành một phần lợi nhuận của mình hàng tháng, ngay cả trong thời gian khó khăn cho đến khi bạn có đủ số tiền tiết kiệm.
8. Nhận tài trợ cho các tài sản dài hạn thay vì sử dụng tiền mặt
Các chủ doanh nghiệp thường mắc sai lầm khi tiêu hết ngân quỹ của họ cho các đầu tư lớn thay vì nhận hỗ trợ tài chính. Ngay cả khi bạn không cảm thấy khủng hoảng ngay bây giờ và tự tin rằng việc sử dụng quỹ tiền mặt dự trữ của bạn sẽ không ảnh hưởng gì, hãy nghĩ về điều gì sẽ xảy ra nếu bạn thiếu tiền mặt vì khủng hoảng hoặc thiếu hụt doanh thu đột ngột.
9. Nhưng hãy trả hết nợ càng sớm càng tốt
Trả nợ càng sớm, bạn càng ít phải trả lãi và càng ít tiền chảy ra khỏi tài khoản hàng tháng. Cố gắng trả nợ bất cứ khi nào bạn có thặng dư tiền mặt, chẳng hạn như trong thời kỳ bán hàng cao điểm của bạn.
10. Thường xuyên kiểm tra dòng tiền của bạn
Một phần quan trọng của quản lý dòng tiền hiệu quả là học cách phân tích dòng tiền của bạn. Quản lý dòng tiền của bạn có nghĩa là biết khi nào tiền vào tài khoản của bạn khi nó rời khỏi tài khoản của bạn, bạn có thể làm gì để nhận tiền nhanh hơn và cách kiểm soát chi tiêu của bạn để tránh các vấn đề.
Hàng tháng (hoặc một tuần, nếu bạn siêng năng), hãy xem xét báo cáo lưu chuyển tiền tệ của bạn để tìm ra nguyên nhân tiền chảy vào và ra khỏi doanh nghiệp. Bạn càng làm điều này, bạn càng học được nhiều điều từ nó. Khi bạn hiểu dòng tiền của mình, bạn có thể xác định các mô hình và phát hiện ra các cơ hội để tăng thu nhập của mình và tránh tình trạng suy thoái dòng tiền.
11. Tự động hóa quản lý
Phân tích báo cáo lưu chuyển tiền tệ của bạn nên là một phần trong thói quen của bạn. Phần mềm kế toán như QuickBooks và Xero giúp bạn dễ dàng thực hiện việc này. Những công cụ này cũng giữ cho dữ liệu của bạn an toàn trên hệ thống đám mây để bạn có thể quản lý tài chính kinh doanh của mình mọi lúc mọi nơi.
12. Tìm kiếm trợ giúp
Quản lý dòng tiền không dễ dàng nhưng cũng không phải là gánh nặng. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc theo dõi dòng tiền của mình hoặc nếu bạn không đủ kiên nhẫn đối với sự phức tạp của kế toán, hãy thuê một người nào đó để hỗ trợ. Người kế toán có thể xem xét doanh thu và chi phí của bạn, đồng thời tạo báo cáo lưu chuyển tiền tệ để bạn xem xét.
Cho dù bạn tự mình làm tất cả hay thuê ai đó thực hiện công việc nặng nhọc, điều quan trọng là phải dành sự quan tâm xứng đáng cho việc quản lý dòng tiền cho doanh nghiệp.
Trên đây là các kiến thức về 12 lời khuyên để quản trị tốt dòng tiền cho doanh nghiệp. Tất cả những yếu tố này đều giúp cho doanh nghiệp bạn có được một hành trình phát triển logic, bài bản và chuyên nghiệp.
Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về xây dựng chiến lược kinh doanh hiệu quả, chương trình tham gia chương trình Finance RICH và chia sẻ không thu phí: 6 bước xây dựng doanh nghiệp hiệu quả tại ActionCOACH Hanoi West - thương hiệu huấn luyện doanh nghiệp toàn cầu số 1 thế giới hiện nay vô cùng lý tưởng để xây dựng một cuộc sống thành công hơn.
Tìm hiểu thêm về việc phát triển khả năng lãnh đạo, phát triển doanh nghiệp thành công mà không mắc phải những sai lầm tốn kém hãy liên hệ với ActionCOACH Hanoi West, gặp những nhà huấn luyện của ActionCOACH Hanoi West để đạt được mục tiêu của mình ngay hôm nay. Hi vọng bài viết đã đem lại nhiều thông tin hữu ích cho bạn.
Commenti