Làm thế nào để sử dụng thời gian hiệu quả và cân bằng cuộc sống
- actioncoachhanoiwest
- Apr 18, 2023
- 7 min read
Updated: Nov 14, 2023
Trong mỗi lần tiếp xúc với khách hàng, đặc biệt là những doanh nhân, tôi thường xuyên nhận được câu nói đại loại như: " Tôi hầu như làm việc và không có thời gian nghỉ. Một ngày với tôi 24h là không đủ, làm thế nào để tôi có thể sử dụng thời gian hiệu quả và cân bằng cuộc sống". Hãy kiên nhẫn đọc đến hết bài viết này, bạn chắc chắn sẽ có câu trả lời thích đáng.
Dạo gần đây, khi gặp lại những người bạn đã lâu không gặp, tôi thường được các bạn khen “nhuận sắc” và thần thái bình an hơn trước kia. Có lẽ so với cách đây hơn 5 năm, hồi tôi còn đang mải miết với công việc kinh doanh và không có chút thời gian nào cho bản thân thì nhận xét của mọi người chắc không sai. Từ một người chủ doanh nghiệp cho đến khi trở thành một huấn luyện viên kinh doanh ( Business COACH) tôi nhận ra rằng: Hiệu suất làm việc, cách sử dụng thời gian hiệu quả của bạn sẽ xác định khả năng thành công và hạnh phúc trong cuộc sống.
Tại sao cần sử dụng thời gian hiệu quả
Khi là chủ doanh nghiệp, khởi đầu mỗi ngày của tôi sẽ là: tỉnh giấc và bước chân xuống giường, điều đầu tiên xuất hiện trong suy nghĩ của tôi luôn là: “Haizzz, hôm nay lại là một ngày nhiều việc lắm đây!!!”. Một ngày làm việc của tôi thường bắt đầu từ 8h sáng tới tận 9h tối. Tôi quay như chong chóng với vô số công việc mà không định hình nổi.
Với tôi, công việc chẳng bao giờ có đủ thời gian để làm hết nói gì đến chuyện nghỉ ngơi, chăm sóc bản thân. Điện thoại réo suốt ngày, hai tay hai chiếc điện thoại và lúc đó tôi còn tự hào kiểu “Mình thật siêu, mình có thể làm tất mọi việc, công ty mà không có mình một ngày thì công ty không thể tồn tại nổi, mình như một ngôi sao sáng nhất.”. Tôi rơi vào trạng thái "tưởng thế là hay" nên càng ngày tôi càng thấy bận rộn mới là làm việc hiệu quả.
Tôi luôn lo lắng mỗi khi định giao việc cho ai đó. Và tôi vô cùng sợ phải đi giải quyết hậu quả nếu nhân viên làm không như ý muốn của tôi. Tôi luôn ôm hết lấy đống công việc và tự giải quyết một mình. Sau này tôi nhận ra chính sự ôm đồm ngớ ngẩn đó đã dẫn đến thực tế là mỗi khi tôi không có mặt ở công ty vài ngày thì công việc dồn ứ lại. Nhân viên luôn than phiền về chuyện đến công ty và câu cửa miệng luôn là: "đợi sếp về". Vì vậy, khi quay trở lại văn phòng làm việc với khối lượng công việc chất chồng ở đó, tôi căng thẳng, khó chịu. Không ít lần tôi đã họp nhân viên lại và cáu gắt vì “sự vô dụng” của họ mà thực chất điều này mãi sau này tôi mới hiểu tôi chính là kẻ tạo ra sự vô dụng ấy.
Nói tới thời gian chăm sóc bản thân thì lúc đó với tôi là một chuyện xa xỉ. Tôi không biết cảm giác thảnh thơi khi được thư giãn là như thế nào. Lúc nào tôi cũng mang trên mặt một vẻ căng thẳng, tôi nhăn trán nhiều tới mức giữa trán có một rãnh nhăn sâu mà sau này spa chăm sóc hoài không hết. Khuôn mặt tôi lúc đó mọi người nhìn vào mà đoán tuổi chắc nghĩ tôi sắp 50 dù thực tế tôi còn chưa tới 40. Tôi chẳng có thời gian rèn luyện thể thao mặc dù hồi đó cũng mua thẻ tập gym, hô quyết tâm tới phòng tập đều đặn, thậm chí còn mua thẻ huấn luyện viên riêng nhưng rồi thẻ một năm dùng đâu đó chưa được nổi 2 buổi/ tháng.
Tôi không có thời gian quan tâm tới các con mình. Tôi để chúng tự lớn, tự xoay sở học hành. Tôi chọn thuê gia sư để không phải vướng bận lo lắng tới chuyện học hành của con cái. Thời gian dành cho con cái thì như thế và với bố mẹ tôi thì tôi cũng rất ít khi có thời gian thăm nom các cụ dù các cụ ở ngay gần nhà. Chỉ có dịp nghỉ lễ, nghỉ Tết tôi mới có chút thời gian qua thăm hỏi bố mẹ. Tới một ngày, một người bạn thân chụp cho tôi bức ảnh chụp màn hình đoạn nói chuyện của cô ấy với con tôi, trong đó câu quan trọng nhất mà con tôi nhắn và cô ấy muốn tôi đọc là: “Con chỉ muốn mẹ con dành chút thời gian quan tâm chăm sóc bản thân hơn thôi, mẹ con nhìn vừa già vừa khó tính nên bọn con chẳng đứa nào muốn bọn bạn cùng lớp đến nhà.” Đọc xong câu đó của con, tôi giật mình soi gương và chợt nhận ra một bà già khó tính đang nhìn mình chằm chằm trong đó.
Sử dụng thời gian tốt chính là cách giúp cho công việc và cuộc sống được lên kế hoạch phù hợp với khoảng thời gian hữu hạn mà mỗi người chúng ta đều có 24h mỗi ngày như nhau.
Tuy vậy, việc này cũng chưa cảnh tỉnh tôi cho tới hôm tôi bị tụt canxi huyết và phải đi cấp cứu. Nhớ lại cảm giác chân tay co quắp, thở không nổi khi trên xe đi cấp cứu mà tới giờ tôi vẫn hãi.
Sau đợt đó, ra viện về nhà, tôi suy nghĩ nhiều về việc làm thế nào để cuộc sống của tôi có thể cân bằng trở lại. Tôi tin rằng, nếu bạn là chủ doanh nghiệp, bạn sẽ bắt gặp hình ảnh mình đâu đó trong những chia sẻ phía trên của tôi. Hãy xem tôi đã dùng cách gì để giảm bớt công việc mà không ảnh hưởng tới hiệu quả và hiệu suất không nhé.
Cách sử dụng thời gian hiệu quả để cân bằng cuộc sống
Thời gian đầu, khi làm quen với khái niệm này và bắt đầu tìm hiểu để áp dụng, tôi khá chật vật vì bước đầu tiên tôi phải làm được để có thể quản trị thời gian của mình hiệu quả chính là học cách phân chia công việc thành 4 nhóm cơ bản:
Việc quan trọng nhưng không khẩn cấp (việc quan trọng nếu không làm sẽ gây hậu quả)
Việc vừa quan trọng vừa khẩn cấp (việc cần thiết & quan trọng phải thực hiện ngày lập tức)
Việc không quan trọng nhưng khẩn cấp (các cuộc hẹn đột xuất, các vấn đề phát sinh tức thời, trả lời email, điện thoại, …)
Việc không quan trọng và cũng không khẩn cấp (những việc tốn thời gian, check email, tin nhắn điện thoại, những công việc lặt vặt phát sinh, các hoạt động giải trí,…)
Sau khi phân loại 4 nhóm công việc, tôi bắt đầu rà soát các công việc của mình xem phần lớn thời gian của tôi tiêu tốn vào hoạt động nào, tôi dành bao nhiêu thời gian cho công việc trọng tâm (quan trọng nhưng không khẩn cấp), bao nhiêu thời gian cho việc khẩn cấp phát sinh, những công việc nào tôi có thể uỷ thác hoặc sử dụng nguồn lực bên ngoài (outsource), những việc nào mang lại ít giá trị, cần ít kỹ năng mà tôi có thể giao cho nhân viên thực hiện. Và tôi thực sự giật mình khi học được cách tính toán giá trị mỗi giờ làm việc của mình. Tôi đã lãng phí những khoảng thời gian giá trị đó để làm những việc mà tôi có thể trả một mức lương nho nhỏ để có người làm thay.
Học cách sử dụng thời gian, tôi cũng hiểu để giảm bớt sự hỗn loạn và kiểm soát cách sử dụng thời gian của bản thân, tôi phải rèn luyện 3 kỹ năng cơ bản. Đó là: Tự chủ, Chủ động lập kế hoạch và Chủ động uỷ thác công việc.
Sau một thời gian dài nỗ lực và kiên nhẫn, cùng cả những lần nản chí muốn bỏ cuộc và “được đóng góp” vào quỹ từ thiện, tôi rút ra thêm một vài bài học để quản trị thời gian hiệu quả như thế này:
Luôn đặt mục tiêu cá nhân để tạo động lực cho bản thân
Lập kế hoạch cho ngày hôm sau vào cuối ngày
Hoàn thành 1 việc quan trọng vào buổi sáng hằng ngày
Không dành quá nhiều công sức vào những việc nhỏ
Soạn thời gian biểu làm việc và bám sát
Đầu tư thời gian, không lãng phí thời gian
Chuẩn bị nội dung và mục tiêu cụ thể cho tất cả các cuộc họp, thảo luận
Họp trực tuyến để tiết kiệm thời gian
Học cách uỷ thác cho việc cho đội ngũ.
Áp dụng đòn bẩy của hệ thống và công nghệ để gia tăng hiệu suất công việc.
Đọc đến đây, nếu bạn thấy câu chuyện của tôi có hình ảnh của mình trong đó, hãy đăng ký workshop 2h đồng hồ của TimeRICH - Bí quyết sử dụng thời gian hiệu quả để gặp trực tiếp tôi. Tôi luôn sẵn sàng lắng nghe câu chuyện của bạn và giúp bạn giải quyết vấn đề. Hy vọng những bài học của tôi cũng sẽ giúp ích cho bạn trong việc tìm lại sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống thông qua việc sử dụng thời gian của bản thân hiệu quả hơn.
Doanh nghiệp của bạn là trụ cột thực sự của nền kinh tế và chúng tôi muốn làm mọi thứ để giúp bạn tồn tại và phát triển trong thời gian này. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về xây dựng chiến lược kinh doanh hiệu quả, chương trình chia sẻ không thu phí: 6 bước xây dựng doanh nghiệp hiệu quả tại ActionCOACH Hanoi West - thương hiệu huấn luyện doanh nghiệp toàn cầu số 1 thế giới hiện nay vô cùng lý tưởng để xây dựng một cuộc sống thành công hơn.
Tìm hiểu thêm về việc phát triển khả năng lãnh đạo, phát triển doanh nghiệp thành công mà không mắc phải những sai lầm tốn kém hãy liên hệ với ActionCOACH Hanoi West, gặp những nhà huấn luyện của ActionCOACH Hanoi West để đạt được mục tiêu của mình ngay hôm nay. Hi vọng bài viết đã đem lại nhiều thông tin hữu ích cho bạn.
コメント